Logistyka w czasach zarazy | Przygotuj się na epidemię w firmie

Tomasz Zarzycki, dyrektor Departamentu Sprzedaży i Marketingu CAT LC Polska:

W ostatnich tygodniach, podobnie jak inne firmy w stabilnej od trzydziestu lat Polsce, w CAT LC Polska i całej GroupeCAT nadrabialiśmy w pocie czoła lekcję z zarządzania kryzysowego. Przed wybuchem epidemii mało kto realnie interesował się tworzeniem rzetelnych planów na wypadek, gdy sprawy potoczą się w tę bardziej pesymistyczną stronę. Co prawda zdarzały się u na powodzie, większe awarie czy pożary, natomiast scenariusz epidemii wydawał się bardzo nierealistyczny. Patrząc z pewnej perspektywy, taka naiwność wydaje się być szokująca. Miałem okazję swego czasu odwiedzać centra zarządzania kryzysowego w USA i uczęszczać na zajęcia z tego tematu, które są obowiązkowe w wielu szkołach w Stanach Zjednoczonych. U nas jednak takie lekcje musieliśmy przepracować sami, w praktyce, w roli zarówno uczniów, jak i nauczycieli.

Jedną z takich lekcji było w CAT LC Polska podejrzenie zarażenia korona wirusem u jednego z pracowników, na kluczowej platformie przeładunkowej CAT LC w Polsce. W tej lokalizacji, poza przeładunkami, obsługujemy także logistykę magazynową, jak również prowadzimy biura, w których pracuje kilkadziesiąt osób. W natychmiastowym trybie musieliśmy podejmować trudne decyzje, które znacząco wpływają na biznes naszych klientów, pracę kilkuset pracowników oraz procesy naszych podwykonawców. Spośród całego zdarzenia, które trwało 24 godziny było kilka kluczowych momentów i lessonslearnt, które warto przeanalizować i opisać.

Komunikuj się i działaj

Pierwszym kluczowym procesem w sytuacji kryzysowej jest sprawne zarządzanie komunikacją. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób możemy dowiedzieć się, że któryś z naszych pracowników bądź pracowników naszych partnerów biznesowych mógł zostać zarażony wirusem. Czy będzie to wyłącznie alert z pomiaru temperatury w naszych obiektach, czy też obiektach naszych dostawców lub klientów. Do kogo taka informacja powinna trafić, kto jest odpowiedzialny za podjęcie działań oraz kontakt z Sanepidem. W naszym przypadku, rolę integratora komunikacji przejął Dział HR, który następnie komunikował się bezpośrednio z dyrekcją i ustanowionym już wcześniej Sztabem Kryzysowym. Po zgłoszeniu przypadku, odesłaniu pracownika do placówki medycznej i konsultacji z Sanepidem, mogliśmy podjąć działania niezwłocznie, to jest w kilkanaście minut ustalić dalszy plan komunikacji i działania.

Rozpisz scenariusze

Szybkie działanie sztabu kryzysowego i zespołów CAT LC Polska było możliwe wyłącznie dzięki rozpisanym wcześniej scenariuszom. Przygotowując procedury zarządzania kryzysowego, kilka tygodni wcześniej rozpisywaliśmy i konsultowaliśmy z zespołami możliwe sytuacje. Na tej podstawie powstały wariantowe plany działań, matryce komunikacji i odpowiedzialności oraz listy kontaktów do niezbędnych zasobów zewnętrznych, jak Sanepid, firmy dezynfekcyjne, placówki medyczne itd. Od razu po wykryciu zagrożenia mogliśmy oprzeć się na wypracowanym scenariuszu i realizować poszczególne jego etapy. Takie podejście i narzędzia dają nie tylko komfort psychiczny w sytuacji stresowej, ale przede wszystkim zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu, eliminując potencjalne błędne decyzje, podejmowane w stresie.

Decyduj i działaj

W normalnych okolicznościach decyzje w firmie podejmowane są najczęściej w sposób konsultacyjny z uwzględnieniem najważniejszych interesariuszy tychże decyzji. W sytuacji kryzysowej na takie konsultacje zwyczajnie nie ma czasu, dlatego kluczowe jest wcześniejsze określenie osób odpowiedzialnych za podejmowanie poszczególnych rodzajów decyzji. W naszym przypadku, po zdiagnozowaniu ryzyka zarażenia jednego z pracowników i konsultacji z lokalną stacją sanitarno-epidemiologiczną, dyrektor zarządzający CAT LC Polska podjął decyzję o natychmiastowym, prewencyjnym zamknięciu obiektu. Z tą chwilą sztab kryzysowy musiał przejąć leadership i zapewnić wszelką komunikację na wszystkich poziomach organizacji, przemodelować procesy oraz skontaktować się ze wszystkimi zewnętrznymi firmami współpracującymi.

Pokonaj czas

Sytuacja awaryjna, mimo swojego negatywnego charakteru, ma zdecydowanie motywacyjny charakter jeśli chodzi o czas działania. W ciągu trzech godzin zespół CAT LC Polska przekierował wszystkie możliwe do przeorganizowania procesy na inne obiekty, przygotował alternatywne i wariantowe scenariusze transportowo-logistyczne dla niemal dwustu klientów i spółek zagranicznych, oraz zapewnił komunikację do kilkuset pracowników, klientów i dostawców. Niezależnie od finalnego wyniku testu na koronawirusa, byliśmy gotowi do kontynuowania działalności, łącznie z ozonowaniem wszystkich powierzchni, przygotowanymi alternatywnymi zespołami i dostawcami. Na całe szczęście, tym razem wynik testu okazał się negatywny i następnego dnia wszyscy mogliśmy wrócić do „normalnych” działań. Po takich, jak to doświadczeniach, jesteśmy przekonani, że jako zespół CAT LC Polska jesteśmy w stanie stawić czoło największym wyzwaniom. Paradoksalnie, kryzysowym sytuacjom, stajemy się jeszcze lepszym operatorem logistycznym. Jesteśmy przygotowani na zabezpieczenie sprawnego łańcucha dostawach w krytycznych momentach i potrafimy efektywnie i szybko reagować, działając pod ogromną presją stresu i czasu. Jeśli macie Państwo podobne wyzwania bądź poszukujecie doświadczonego partnera w biznesie to CAT LC Polska niezmiennie służy wsparciem, w szczególności w tych nowych, trudnych czasach.

 

Przeczytaj także pozostałe artykuły z cyklu "Logistyka w czasach zaraz"

• Kamery do mierzenia temperatury, Andrzej Hamryszczak, właściciel firmy VCN
• Dostawy dla medyków, Mariusz Kazimierczak, dyrektor sprzedaży Geis PL
• Zarządzanie ludźmi w czasach pandemii, Anna Agata Nowak, psycholog pracy
• Elektronika w służbie bezpieczeństwa, Andrzej Hamryszczak, właściciel firmy VCN
• Nowe technologie chronią, Remigiusz Kaczewski, Senior Sales Development Manager w SKK SA
• Przewidywanie przyszłości jest bardzo trudne, bo dotyczy przyszłości - komentarz Marcina Trawczyńskiego, kierownika poznańskiego oddziału Ekol Polska
• Medycyna w dobie epidemii - komentarz dr Anny Gawrońskiej, adiunkta w Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania
• Logistyka w czasach zarazy - Dr inż. Radosław Śliwka, prezes Zarządu SMART Project