Ciągła walka z zapasami

Z Aleksandrem Niemczykiem, wicedyrektorem Instytutu Logistyki i Magazynowania, wykładowcą Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu i autorem książki „Zarządzanie magazynem", na temat uwalniania przestrzeni w magazynie, rozmawia Anna Frąckowiak. Wywiad ukazał się w lipcowym wydaniu „Nowoczesnego Magazynu”.

Anna Frąckowiak: Nie mieścimy się! Takie stwierdzenie wielu właścicieli magazynów traktuje jak wyrok na inwestycję w nowy obiekt. Czy jednak tak właśnie jest

Aleksander Niemczyk: Odpowiem przewrotnie. .. W zeszłym roku uczestniczyłem z kolegą w konferencji w Niemczech, w trakcie której prezentowaliśmy temat zarządzania zapasami w Polsce w dobie kryzysu. Jeden z niemieckich profesorów przytoczył w trakcie swojego wystąpienia dane, z których wynikało, że zaledwie 37% niemieckich firm zarządza zapasami, a reszta nie ma o tym pojęcia. Rodzi się od razu pytanie, jak jest w Polsce... Odpowiem krótko - źle. Mało kto zajmuje się optymalizowaniem wykorzystania przestrzeni magazynu, zna się na tym i wdraża kompleksowe rozwiązania. Z punktu widzenia pracowników Instytutu Logistyki i Magazynowania (ILiM) praktycznie nie ma w Polsce magazynu, którego nie można byłoby usprawnić. Jednym z elementów tych usprawnień jest lepsze wykorzystanie jego przestrzeni. I tu, niestety, złych przykładów jest wiele.

Lepsze wykorzystanie, czyli... ?

- Można spojrzeć na to w dwojaki sposób. Pierwszy związany jest z technologią. Zmiana technologii w magazynie zawsze jednak wiąże się z kosztami. Druga możliwość to zmiany organizacyjne, dzięki którym również można lepiej wykorzystywać przestrzeń, i to w tańszy sposób. Bo koszty działalności, jak wszędzie, można minimalizować. Generalnie, im mniej przestrzeni jest w magazynie, tym łatwiej jest zaoszczędzić. Oczywistym jest też, że jeśli jest źle, prawie każde usprawnienie powoduje podniesienie poziomu obsługi klienta i obniżenie kosztów. Kiedy więc właściciel nagle stwierdzi, że nie mieści się w swoim magazynie, najpierw trzeba zadać mu pytanie, dlaczego chce rozbudować magazyn. I w tym przypadku newralgicznym aspektem są zapasy, a dokładniej to, jak nimi się zarządza. Możemy mieć bowiem do czynienia z zapasami zbędnymi, czyli niepotrzebnymi, które należy wyeliminować, oraz zapasami nadmiernymi, które z kolei trzeba ograniczać. Jeśli się uporządkuje te dwa elementy, może się okazać, że w ogóle nie będzie potrzeby rozbudowy albo uda się przesunąć inwestycję w czasie. Na przykład o dwa lata, w trakcie których mogą się także zmienić uwarunkowania rynkowe. Znam przypadk, kiedy analiza pokazała, że inwestycja w nowy obiekt oznaczałyby tak naprawdę budowę magazynu dla przechowywania zbędnych zapasów.

Czyli problemy z przestrzenią w magazynie są ściśle związane z gospodarką zapasami?

- Powiedziałbym inaczej. To, że nie mieścimy się magazynie, może wypływać z tego, że niewłaściwie zarządzamy zapasami.

Czy zarządzanie zapasami jest Pana zdaniem tak istotnym elementem, ponieważ ma ogromne znaczenie w modelowym zarządzaniu magazynem, czy jest po prostu problemem pojawiającym się tylko w polskich realiach?

- Zarządzanie zapasami jest problemem w ogóle. Brak zarządzania nimi bezpośrednio wpływa na pracę magazynu, pogarszając ją. W takim wypadku próby optymalizowania sposobów wykorzystania przestrzeni są po prostu walką z wiatrakami - walką nie z przyczyną, tylko ze skutkiem.

Co dalej? Zapasy są na odpowiednim poziomie, a my nadal się nie mieścimy w obiekcie.

- Wtedy warto pomyśleć o zasadzie stałych miejsc. Odejście od niej na rzecz metody wolnych miejsc składowania powoduje uwolnienie około 30% miejsca danej lokalizacji, co jest pod względem organizacyjnym niezwykle istotne dla działalności magazynu. Unikamy dzięki niej na przykład zalegania towarów na korytarzach. Trzeba wprawdzie zainwestować w system informatyczny, który jest kosztowny, ale dzięki niemu odblokujemy miejsca, w tym newralgiczną przestrzeń. Inne metody optymalizacji przestrzeni polegają na fizycznym, lepszym zagospodarowaniu magazynu i są związane z technologiami. Jest to bardzo ważny wątek optymalizacji zagospodarowania przestrzeni.

Nie jest jednak prawdą, że nowoczesne technologie mogą rozwiązać problem z odpowiednim zagospodarowaniem każdą przestrzenią. Podobnie jest z postrzeganiem magazynów specjalistycznych. Wciąż pokutuje przekonanie, że są one naszpikowane technologiami.

- W nowoczesne technologie inwestujemy zazwyczaj wtedy, gdy wyczerpiemy inne środki organizacyjne. Można zacząć od prostszych rozwiązań. Jeśli by się okazało, że mamy coraz więcej jednostek ładunkowych w ramach jednej partii, jednej pozycji asortymentowej, to być może magazyn jest wyposażony w nieodpowiednie regały. Może popularne regały stałe, ramowe bezpółkowe, zapewniające bezpośredni dostęp nie są potrzebne i powinno się je zastąpić regałami zblokowanymi lub zastosować składowanie blokowe z piętrzeniem w stosy. Co jest jednak niezwykle istotne - łatwo z tym przedobrzyć. Nie powinno się na przykład decydować na rozwiązania automatyczne tylko dlatego, że chcemy iść z duchem czasu, jesteśmy zafascynowani rozwiązaniami w innych obiektach albo otrzymaliśmy rekomendację od producenta takich rozwiązań. Znam sytuacje, w których inwestor planował zamianę regałów tradycyjnych na automatyczne, nie mając przygotowanych żadnych analiz i obiektywnych przesłanek uzasadniających inwestycję. Kierował się tylko intuicją. To niedopuszczalne. Takie decyzje to bowiem decyzje strategicznie. Z drugiej strony, nie można zapomnieć o zwykłej analizie infrastruktury obiektu. Niekiedy uzasadnione zastosowanie wyższych regałów było blokowane przez nisko zawieszone lampy lub inne instalacje. Wówczas w prosty sposób, mianowicie przez zmianę oświetlenia zyskuje się dodatkową przestrzeń. Również z takimi sytuacjami mamy do czynienia jako ILiM.

Czy naprawdę potrzeba porady specjalistów, aby dojść do takich wniosków?

- Działa tu mechanizm, który nazwałbym zastaniem" Jeżeli dana lampa, dane rozwiązanie jest obecne w magazynie od lat, a często od momentu powstania obiektu, zaś pracujące osoby są dodatkowo w 100% skoncentrowane na swojej pracy, trudno o tak prostą refleksję. Zresztą, spojrzenie na wszystko z zewnątrz, z dystansem jest wskazane w każdym biznesie, także przy zagospodarowaniu przestrzeni w magazynie.

Wspomniał Pan o bardzo ważnej kwestii -pracownikach w magazynie. W zagospodarowaniu przestrzeni trzeba się kierować nie tylko wymiernymi oszczędnościami, ale także komfortem pracy.

- Oczywiście. Warto przy tym zaznaczyć, że nie chodzi wcale o to, żeby pracownik wykonywał swoje zadania szybciej, tylko efektywniej. Jeśli nie stworzymy mu odpowiednich warunków, nie przygotujemy infrastruktury, to nie przeskoczymy wielu kwestii, a dodatkowo narazimy się na dyskomfort pracy i dużą rotację pracowników, która jest dodatkowym kosztem obciążającym funkcjonowanie biznesu. Wszystko to sprawia, że nie można spoglądać na zagospodarowanie przestrzeni w obiekcie tylko z perspektywy udogodnień w ramach samej infrastruktury, ale w ramach całego łańcucha dostaw, którego magazyn jest niezwykle istotnym elementem.

Czy polski biznes zdaje sobie z tego sprawę Przywiązuje wagę do zagospodarowania przestrzeni czy też ją marginalizuje? 

- Ci, którzy trafiają do nas i mają nasze wsparcie, na bieżąco mogą ocenić poziom zagospodarowania przestrzeni. Trzeba sobie bowiem powiedzieć otwarcie, że koncepcja zagospodarowania przestrzeni, która powstała na początku działalności małej firmy, już po kilu latach jej działania na rynku wymaga modyfikacji. Gdyby było inaczej, oznaczałoby to, że firma się nie rozwija. W efekcie przeprowadzanie audytów powinno być stałym elementem jej funkcjonowania. Trudno jednak jednoznacznie powiedzieć, jak często powinny być one wdrażane, ponieważ uzależnione jest to od zakresu działalności, ale sądzę, że minimum co dwa lata.

Jak jest w praktyce?

- Bywa z tym różnie, choć na pewno nie jest zadowalająco. Moim zdaniem trochę lepiej jest w przypadku firm z zagranicznym kapitałem, ponieważ jest to w dużej mierze uzależnione od kultury organizacyjnej firmy. Firmy z polskim kapitałem, szczególnie te, które rozrosły się z małych rodzinnych biznesów, często nie nadążają za zmianami. Ale i tu zdarzają się przedsiębiorstwa dbające o najwyższy poziom technologiczny i organizacyjny.

Uwaga ta dotyczy jednak nie tylko magazynów, ale szeregu innych aspektów prowadzenia biznesu.

- Dokładnie. I w tym momencie warto wspomnieć o outsourcingu. Działalność instytucji audytujących obiekty magazynowe opiera się na założeniu, że firma powinna zajmować się tym, co potrafi najlepiej i spełniać wymagania klientów. Obiektywnie i niezależnie oceniają one istniejący stan i wskazują najlepsze rozwiązania.

Zaakcentował Pan określenie obiektywnie". .. Czy mówi Pan to w kontekście audytów i analiz producentów konkretnych technologii, z których również mogą dzisiaj skorzystać właściciele obiektów?

- Tak, choć absolutnie nie twierdzę, że analizy tego typu są złe i nie przyniosą poprawy. Jestem po prostu przekonany, że nie zasugerują rozwiązania, które mogłaby zaproponować konkurencja. Nie przekonuje mnie też argument, że tego typu analizy są tańsze. Moim zdaniem są one po prostu w cenie produktu. Doradzałbym więc czujność.

Ma Pan jakieś doświadczenia w tej kwestii?

- Oczywiście, choć nie będę mówić o konkretnych przykładach. Osobnym zagadnieniem jest wsparcie inwestycji przez fundusze unijne, które można uzyskać tylko wtedy, gdy realizuje się projekt innowacyjny. W efekcie mamy coraz więcej innowacyjnych obiektów, w których zastosowano najnowsze technologie. Zjawisko to dotyka kolejnej istotnej kwestii, mianowicie marek premium, których nie brakuje też w branży magazynowej.

Dziękuję za rozmowę.